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Faut-il développer le Flex office ou bureau nomade ?

C’est l’ère des start-ups. Il n'y a plus de bureaux. La flexibilité des bureaux est de rigueur.

Qu’est-ce que le « Flexible office » ?

Parfois appelé desk-sharing, bureau dynamique, bureau lib’, free seating ou ownerless desk, le Flex office est une organisation du travail qui revient à la mode en vogue au sein des entreprises, PME ou grandes entreprises.

Pourtant le Flex office n’est pas nouveau

Lancé dans les années 1970 par IBM, en collaboration avec un Groupe de chercheurs du MIT qui observèrent des cobayes territoriaux : communication interne améliorée et réduction des surfaces utilisées.

Il a été démocratisé par Arthur Andersen (Accenture) dans les années 90 avec le principe de la ligne ADSL nomade et du caisson sur roulette.

Engie, Accenture, SAS, Eiffage, BNP, SFR ou encore d’agence de com et de publicité optent pour le Flex office. Le Flex office est souvent combiné avec le télétravail. Il permet de pousser les murs et de d'avoir de plus grands espaces. De ce fait pour les sociétés, il est possible de réduire les loyers en réduisant les espaces de travail par rapport au nombre de collaborateurs.

Quelles sont les limites du Flex office ?

Les collaborateurs reprochent à l’Open space le manque de concentration et la peur de déranger son voisin. Le Flex office rajoute un stress supplémentaire car il y peu de liens et souvent peu de partage de dossier ou compétences communes – les affinités ne se créent pas – la solitude s’installe. Il est mal supporté par les salariés qui perdent leur « coin à eux ». Ce mode d’organisation n’est pas bénéfique pour la coopération et la sociabilisation des équipes.

Le flex office favorise l'individualisation

Puisque le bureau n’est plus individuel, il devient donc dépersonnalisé. Impossible d'y laisser des objets intimes. Exit les photos du petit dernier ou les magnets aimantés. La règle est de laisser un bureau zéro papier et rangé pour que le suivant puisse prendre place le lendemain. La dépersonnalisation est au cœur même du dispositif.

La course à la meilleure place, près du radiateur et de la fenêtre

Cette forme d’organisation obéit à l’adage qui dit que le premier venu est le premier servi. Chaque matin, lorsqu’ils arrivent, les collaborateurs vont à la chasse, en quête d’un poste libre et prennent leurs quartiers temporaires près d'un nouveau collègue. 

Le jeu du "Qui part à la chasse perd sa place » bat son plein ; et il peut arriver que votre bureau cible, près de la fenêtre et du radiateur, soit squatté par un malotru.

Une course effrénée à la meilleure place qui créé des tensions

Chez PSA, ce sont les chefs qui font de la résistance. « Les dix managers se sont accaparé les box pendant deux mois, à tour de rôle, avec cet argument : J’avais un bureau avant, je me prends un box !”

Le pire c’est que certains salariés, comme au cinéma, gardent la place d’à côté pour les copains. Et les « petits complots » comme dans les clubs de vacances ou certains n’hésitent pas à mettre la serviette pour réserver le transat certains laissent leur veste et des affaires personnelles pour bloquer la place du lendemain.

Ce qui engendre des règles, des rappels à l’ordre des contrôles et des recadrages permanents : sont les rappels à l’ordre. « Pas deux fois à la même place ! », avertit-on. A cette difficulté, il faut ajouter les problèmes matériels. « Ceux qui ont des sièges spéciaux pour le dos, ils vont les balader d’espace en espace ? »

Quelles sont les opportunités offertes par le Flex Office ?

Pour les populations nomades, tels que les commerciaux et les consultants le Flex office à l’avantage de proposer une alternative financière profitable pour l’entreprise :

Il faut optimiser l’espace qui est le second poste de dépense dans l'entreprise. Puisque l'intégrlalité des collaborateurs ne sont jamais tous présents au même moment sur le site (RTT, déplacements…), autant diminuer le nombre de postes disponibles et faire tourner les salariés.

Choix d’un lieu prestige avec des loyers élevés et des surfaces optimisées

Pour les collaborateurs qui sont souvent sur les routes, chez les clients ou sur le terrain (commerciaux, techniciens terrains ou consultants), ils découvrent de nouvelles personnes et tissent des liens différents en développant leur réseau interne. Présenté comme plus favorable au travail collaboratif, ce mode d’organisation permet de stimuler l’autonomie et la créativité des salariés

Quelles préconisations pour favoriser un espace de travail flexible et partagé ?

  • Ne jamais proposer du Flex office, sans créer des rituels équipes. Réunion ou ateliers de co-working avec les équipes pour maintenir le lien social
  • Privilégier le Flex office pour les populations nomades
  • Eviter le Flex office pour les sédentaires (assistantes ou équipes venant au bureau tous les jours).

Privilégier un espace de travail par activité

Le Flex office ne peut fonctionner que s’il y a un Office manager qui sait gérer les espaces et la logistique en s’appuyant sur un système d’allocation d’espace automatisé performant

L’espace de travail par activité ou « activity based-office » ABO est mise en place dans plusieurs grandes entreprises françaises. Sodexo et le Crédit Agricole sont ainsi citées. Ce système implique de penser l’aménagement des bureaux en fonction des usages des équipes qui sont plus ou moins sédentaires, créatives ou autres.

Ce sont les salariés eux-mêmes, qui aménagent leur espace de travail selon leurs besoins, dans un esprit de « co-construction ». Des idées originales, innovantes, peuvent être émises ainsi.

C’est la mise en place d'un environnement de travail à la carte, que les salariés, par équipe, peuvent concevoir eux-mêmes, selon leurs besoins. C’est le co-dev ou la co-construction appliqués à l’espace de travail

Elle se fonde sur les usages, contrairement à l’open space qui est rigide et imposé par l’entreprise.

Chaque équipe, chaque direction a ses propres usages : certains sont nomades, ou au contraire sédentaires, d’autres sont très créatifs, et il faut donc aménager les bureaux en fonction. Il peut s’agir parfois de bureaux classiques, mais aussi de canapés, fauteuils et d'espaces de créativité collorés, réservés à la production, ou dédiés à la créativité. Certaines équipes, très nomades, ne reviennent dans les locaux de leur entreprise que pour sociabiliser, et elles ont surtout besoin d’un “camp de base”.

Qu’est-ce que l’espace de travail par activité ?

Les salariés ne veulent pas retourner au bureau fermé. Avec l’ABO, pas de centralisation : on leur donne une limite de surface à ne pas dépasser, et ils aménagent eux-mêmes (en équipe) leur territoire selon leurs besoins, dans une optique de co-construction. Par un jeu d’intelligence collective, ils arrivent souvent à des choses innovantes, par exemple des espaces redécoupés en 3 parties, avec une partie concentration (où l’on se rend pour produire, uniquement), un espace collaboration / convivialité (pour le coworking, les réunions, ou juste pour partager un café), et des bulles de confidentialité. Dans un open space, on a une place attitrée, on ne peut pas bouger facilement, alors que là, c’est possible. Les bureaux ne sont pas ouverts, et chaque espace est adapté à un usage précis.

Par Laurent Tylski

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